Новости технологий, видео обзоры, цены

Сегодня, охрана окружающей среды стала одной из основных проблем во всех сферах жизни общества. Эта проблема отражается в общей неопределенности по поводу глобального потепления и нехватки энергии. А это добавляет значительные экономические затраты.

Устойчивость в электронном документообороте сэкономит деньги для компаний

Как граждане нашей планеты, мы обязаны действовать сообща, делясь навыками, которые можно распространить на бизнес. Объем бумаги, используемой организациями, может быть гораздо меньше при выборе экологически чистых технологий. Эта концепция, известная как Green IT, имеет все тенденции для выявления, распространения и поощрения энергоэффективных технологий. Тем самым она уменьшает их воздействие на окружающую среду при меньших затратах. Среди прочих, мы выделяем системы управления документами.

В дополнение к сознанию необходимости защиты экологии, существуют факторы, создающие спрос на инфраструктуру и более мощную систему управления документами, например: постоянное создание сетей и растущая оцифровка документов и объема работы, в частности. По этой причине, компании все чаще выбирают электронный формат документов, но не печать.

До и после этой технологии

До недавнего времени программное обеспечение для документов считалось необязательной роскошью. В последнее время это стало обязательным для организаций, все более заинтересованных в управлении электронными документами. Возможно, причина в нынешней сложной экономической ситуации и растущих нуждах бизнеса. Это заставляет управляющих искать решение в программах для создания документов, что обеспечивает быстрый возврат инвестиций.

Испания добилась больших достижений в создании и управлении базой электронных документов. Хороший пример можно увидеть в сфере государственного управления, где более 90% административных процедур выполняется таким образом. Но на самом деле, в этом вопросе наша страна стала эталоном для остальных членов Европейского Союза.

В частном секторе, использование бумажных и электронных документов зависит от размера компании. Крупные компании начали проводить политику по сокращению использования бумаги в рамках своей программы корпоративной социальной ответственности. Однако в большинстве малых и средних предприятий эта стратегия еще не установлена. Верно также и то, что многие малые и средние предприятия, начали снижать количество печати с помощью приложений, позволяющих управлять объемом печати. Другие решили осуществить электронное инвойсирование в процессы учета.

Первые компании, способные управляться без использования бумаги, первыми упорядочат свои внутренние процессы, повысят производительность и сократят расходы. Сегодня это три столпа необходимы для обеспечения продолжительности и функционирования организаций на рынке.

Увеличение инвестиций в области управления информацией

Цифры говорят сами за себя, как это отражено в исследовании Gartner. Оно показывает, что, несмотря на кризис, компании продолжают инвестировать в первую очередь ИТ, потому что знают - эти инвестиции являются лучшим способом для развития бизнеса.

В 2012 году предприятия будут выделять инвестиции в размере 2900 млн. Долларов. Это на 3,8% по сравнению с 2011г. Согласно цифрам, области, требующие большую часть этих инвестиций следующие: управление информацией, мобильность, облачные вычисления и социальные технологии.

Выбор системы управления документами, позволяющей создание электронных документов, даже для последующей печати, является безопасным выбором для компаний: она способствует оптимальному управлению организацией, сокращению объема архивных материалов (как временных, так и постоянных), созданию престижного корпоративного имиджа. Но прежде всего она представляет собой значительную экономию средств - технология дает возможность сократить расходы. Уже после первых инвестиций, компании могут уменьшить количество отходов и повысить производительность.

Для этих целей необходимо пригласить специалиста-поставщика программного обеспечения, которое уменьшает вероятность ошибок, для создания документов в соответствии с конкретной ориентированностью предприятия. Например, устойчивая компания, инвестирующая оптимизацию своей работы с электронным документам через МФП может сохранять документы, печатать, делать ксерокс, копировать изображения, а также отправлять и получать документы по электронной почте.